Miejski Dom Kultury w Ostrowi Mazowieckiej

Miejski Dom Kultury w Ostrowi Mazowieckiej zaprasza do wzięcia udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania ofertowego na prowadzenie i optymalizację działań kampanii płatnych w Internecie.

Zaproszenie do składania ofert dotyczy zamówienia o wartości szacunkowej poniżej 130.000 zł netto. Do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych.

I. Zamawiający:

Miejski Dom Kultury ul. 3 Maja 50 07-300 Ostrów Mazowiecka, NIP: 759-120-46-71

II. Przedmiot Zamówienia - ogólny opis usługi:

1. Prowadzenie kampanii i optymalizację działań kampanii płatnych w Internecie.

III. Szczegółowy opis zamówienia – warunki prowadzenia usługi:

1. Prowadzenie kampanii i optymalizację działań kampanii płatnych (na Facebooku, Instagramie, w wyszukiwarce Google, sieci reklamowej Google, YouTube) Miejskiego Domu Kultury w Ostrowi Mazowieckiej, na stronach: mdkostrowmaz.pl, kinoostrovia.pl, ostrowskistyl.pl, konferencjakulturapodnapieciem.pl, jatkimdk.pl i profilach Miejskiego Domu Kultury na Facebooku połączonych z wymienionymi stronami.
2. Raport z prowadzonych działań - raport na koniec z działań prowadzonych w danym miesiącu z uwzględnieniem prowadzonych kampanii i budżetów przeznaczonych na daną kampanię z podziałem na profile i strony należące do MDK;
3. Planowane kampanie:
   1. 2 kampanie na Facebook i Instagram – promocja 4 postów przygotowanych przez Zamawiającego kierowanego na Ostrów Mazowiecką i do 20 km dookoła - o budżecie 2000 zł netto (1000 zł od 1 do 31 lipca i 1000 zł od 1 do 31 sierpnia) na repertuar Kina Ostrovia.
   2. 1 kampania na Facebook i Instagram - promocja 2 postów przygotowanych przez Zamawiającego kierowanego na Potańcówkę vol. 9 w Ostrowi Mazowieckiej i do 20 km dookoła - o budżecie 200 zł netto od 26 do 29 czerwca 2024 r.
   3. 8 kampanii na Facebook i Instagram - promocja postów przygotowanych przez Zamawiającego kierowanego na Ostrów Mazowiecką i do 20 km dookoła o łącznym budżecie 2500 zł (500 zł lipiec, 1000 zł sierpień, 1500 zł wrzesień) - Start nowego sezonu MDK 2024/2025,
   4. 1 kampania na Facebook i Instagram - promocja 2 postów przygotowanego przez Zamawiającego kierowanego na Ostrów Mazowiecką i do 20 km dookoła o budżecie 150 zł – ankieta ewaluacyjna,
   5. 1 kampania na Facebook i Instagram - promocja 2 postów przygotowanych przez Zamawiającego kierowanego na Potańcówkę vol. 10 w Ostrowi Mazowieckiej i do 20 km dookoła - o budżecie 300 zł netto od 1 do 24 sierpnia 2024 r.
4. Łączna suma budżetu na kampanie od 26 czerwca 2024 r. do 30 września 2024 r. Facebook i Instagram – 4 500 zł netto.

IV. Koszt usługi:

1. Cenę brutto usługi należy podać w Formularzu oferty stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego z podziałem na budżet oraz koszt obsługi.

V. Warunki udziału w postępowaniu:

1. Udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają niżej wymienione warunki:
   1. posiadają niezbędną wiedzę oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże minimum 3 letnie doświadczenie z obszaru marketingu internetowego, w czasie, którego zrealizował min. 3 kampanie promocyjne z uwzględnieniem social mediów w tym Facebook o wartości min. 10 000,00 zł za każdą z nich, wraz z referencjami lub protokołami odbioru lub innymi dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie usługi. (Załącznik nr 2). Wykaz usług, o których mowa nie podlega uzupełnieniu;
   2. znajdują się w sytuacji ekonomicznej, finansowej i prawnej umożliwiającej wykonanie całości zamówienia;
   3. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
2. Zamawiający informuje, że oferty niekompletne oraz oferty Wykonawców niespełniające ww. warunków zostaną odrzucone.

VI. Kryteria oceny ofert:

1. Punkty liczone będą wg. wzoru:
   C= (Cn \ Co) x 100 pkt
   C – liczba punktów przyznawana w kryterium „Cena”
   Cn – najniższa oferowana cena spośród wszystkich ofert podlegających ocenie
   Co – cena oferty ocenianej
   100 pkt – przelicznik punktowy
2. Ocenione zostaną tylko oferty nie podlegające odrzuceniu.
3. Zamawiający wybierze ofertę z najwyższą liczbą punktów oraz spełniającą warunki Zamawiającego.
4. Z wyłonionym Zleceniobiorcą zostanie zawarta umowa.

VII. Oferta powinna zawierać:

1. Wypełniony druk oferty – Załącznik nr 1,
2. Wykaz zrealizowanych zamówień z dołączonymi dokumentami potwierdzającymi – Załącznik nr 2,

VIII. Czas i miejsce złożenia oferty:

1. Ofertę należy przesłać do 25.06.2024 r. do godz. 10.00 mailowo na adres: malwinadabkowska@mdkostrowmaz.pl
2. W tytule wiadomości należy umieścić napis „Prowadzenie i optymalizacja działań kampanii płatnych MDK”.
3. Oferta złożona po terminie pozostanie bez rozpatrzenia.

IX. Rozstrzygnięcie postępowania:

1. Rozstrzygnięcie odbędzie się niezwłocznie po rozpatrzeniu wszystkich otrzymanych na piśmie ofert, a informacja o rezultacie wyboru Oferenta zainicjowana niniejszym zapytaniem zostanie przekazana telefonicznie lub mailowo do wszystkich Oferentów.

Klauzule prawne:

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyn. Z tego tytułu Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia. Otrzymanie w toku postępowania oferty nie jest równoznaczne ze złożeniem zamówienia przez Zamawiającego i nie łączy się z koniecznością zawarcia przez niego umowy.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany treści niniejszego ogłoszenia (w tym zmiany terminu składania ofert) z uzasadnionych przyczyn (Wykonawca powinien regularnie sprawdzać niniejsza stronę BIP).
3. Zamawiający nie może być pociągnięty do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez Oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

Klauzula informacyjna:

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych oraz o przysługujących Państwu prawach z tym związanych.

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Miejski Dom Kultury w Ostrów Mazowieckiej ul. 3 Maja 50, 07-300 Ostrów Mazowiecka
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym mogą się Państwo kontaktować w sprawach przetwarzania Państwa danych osobowych poprzez adres e-mail: sekretariat@mdkostrowmaz.pl.
3. Państwa dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z przepisami RODO, tzn. dane będą przetwarzane na podstawie przepisów prawa, w celu realizacji zadań wynikających z przepisów prawa oraz działalności statutowej. Państwa dane będą przetwarzane na podstawach prawnych m.in ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, obowiązków i zadań zleconych przez instytucje nadrzędne wobec Miejskiego Domu Kultury w Ostrowi Mazowieckiej, na podstawie zawartych umów oraz wyrażonych zgód.
4. Podanie przez Państwa danych osobowych jest obowiązkowe, w sytuacji gdy przesłankę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa lub zawarta między stronami umowa. W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, podanie przez Państwa danych osobowych Administratorowi ma charakter dobrowolny.
5. W zakresie danych osobowych Państwa dotyczących, przysługują wam następujące prawa:
6. prawo dostępu do danych osobowych,
7. prawo sprostowania danych np. gdy są nieaktualnie lub nieprawdziwe,
8. prawo do usunięcia danych – prawo przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 17 RODO,
9. prawo ograniczenia przetwarzania – prawo przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 18 RODO,
10. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – prawo przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 21 RODO,
11. prawo do cofnięcia zgody – tylko jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO,
12. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych.
13. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów wymienionych powyżej, w szczególności wynikający z przepisów prawa, w szczególności ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych lub do czasu odwołania przez Państwa zgody jeśli przetwarzanie jest dokonywane na jej podstawie.
14. Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa lub umowy powierzenia przetwarzania danych.
15. Administrator nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym profilowania.